今日もネットカフェからこんにちは。
コミュ力ゼロ美です。
今回から「会話テクニック」編スタートとなります。
ここからはこれまでの内容に加え応用が入ってきます。
職場では急ぎ返答を貰わないといけないことや書類や備品を届ける必要があったり自分から声をかけにいくパターンがよくあると思います。
ただ相手によってはとても話しかけづらいこともありますよね…。
今回はそんなシチュエーションでのお話です。
もしよかったら参考にしてくださいね。
忙しい人に声をかけたいとき
渡瀬 謙著 「コミュ力ゼロからの「新社会人」入門」より
電話中の上司にどうやって声をかけるか？
誰しも自分が苦手としているシーンはあると思います。とくにコミュニケーションが苦手な人には、できれば避けたいシチュエーションがあるでしょう。
そこでこの章では、よくありがちな困った場面ごとに、それを乗り切るためのコツをお伝えしていきます。
まずはこんなシーンから。
仕事の確認をするために課長のデスクに行くと、なにやら電話中です。しばらく待ってもなかなか終わりそうにありません。しかたなく席に戻って様子を見ます。
すると、ようやく電話が終わりました。急いで向かうと、課長はすかさず次の電話をし始めてしまいます。
「課長はいつも忙しい人なんだよなあ。声をかけるすきもない。でもこの確認ができないと、仕事も先に進められないし困ったなあ」
このようなシーンは実際によくあります。私などは声が小さいので近くまで行かないと話しかけられません。行ってはあきらめて戻ってくることの繰り返し。結果的にオフィス内をウロウロしている変なヤツになってしまうこともよくありました。
同僚には、相手の都合などお構いなく、どんどん話しかけていく人もいましたが、私はそれができませんでした。
また、いつも忙しそうにしている上司もいます。常に何かをやっているので、話しかける隙もありません。部下に目を配る余裕もないのか、ピリピリと気が張っていて近寄りがたいタイプ。なんとか話しかけても、「いま忙しいからあとで」と言ってすぐに出かけてしまいます。
でもこれでは明らかに効率が悪いので、なんとかしたいところです。
伝える内容に合わせて緩急をつける
まず大事なのは、上司に対して「用事がある」ことを知らせることです。
・メモを見せる
これは電話中の上司あてに他から電話が入ったときなどによく使います。「〇〇さんに折り返しＴＥＬしてください」という感じで渡します。その際に、受けた日時も記入しておくといいでしょう。
・予約を入れる
その場で打ち合わせをしようと思っても、忙しい人ほど嫌がられます。ですから予約をとるようにしましょう。
「〇〇商事さんへのプレゼンの件で、１５時から１７時の間で２０分ほど打ち合わせをしたいのですが、いかがでしょうか？」
このように具体的に伝えるのがポイントです。時間の幅を持たせることで、相手も決めやすくなります。よくやりがちな「ちょっといいですか？」は相手もどう判断していいのかわかりにくいので、やめましょう。
・急ぎの場合は割り込みＯＫ
お客さまからのクレームなど、急ぎの場合はそれを伝える必要があります。
「お電話中すみません。〇〇システムさんでトラブルがあり至急対応してほしいとのことです」
急ぎの場合は、電話中でも打ち合わせ中でも割り込んで構いません。それが会社のためになると判断できれば、急ぎの案件を優先します。
時間に余裕がある用事なら、予約を取ることを目的に話しかけること。急ぎの用事なら、至急であることを伝えて対処すること。メリハリのある対応を心がけて、効率よく仕事をしましょう。
ポイントは「ムダな待ち時間を減らすことを心がける」ことです。
オフィスをウロウロ…わたしも経験あります。
先輩が気づいて話しかけてくれましたが、あれはたしかにムダな待ち時間であったと反省です。
今回のシチュエーションはいかがだったでしょうか。
経験のある方も多いのでは…？
常に忙しい上司や何か作業中の同僚など、身近に声をかけるタイミングが難しい人がいれば是非実践してみてください！
では次の記事でまたお会いしましょう！
お疲れ様です！！